Web会議の文字起こしだけで足りない場面 — 対面も同じ場所に残す選び方

ZoomもTeamsも、会議中の発言をその場でテキストにして表示でき、条件を満たせば終わったあとに全文を読み返すこともできます。字幕は日本語に対応しています。Google Meetにも、文字起こしと自動メモ生成の機能があります。録音を別のツールにかけ直さなくても会議の中で文字が残る、というのが現在の標準的な姿です。

ただし、使える範囲は契約しているプランと管理者の設定で変わります。会社で管理されているアカウントでは、機能そのものがオフになっていて画面に出てこないこともあります。ボタンが見当たらない原因は、プランや設定のほか、ツール側の仕様変更のこともあります。

有効にする手順や使える条件はツールごとに違い、変わりやすいため、ここには書きません。ツールごとの条件は次の記事にまとめています。

会議のあとにAIの要約を出す機能も、各ツールにあります。同じツールを使っていても要約が届く場合と届かない場合があるのは、機能の有無ではなく、契約しているプランやライセンス、ホストや管理者の設定の差です。

要約を使うための条件はツールごとに違い、文字起こしとは別に追加のライセンスが必要なものもあります。条件は変わることがあるため、上の各記事で基準時点とあわせて確認してください。

会議がTeamsならTeams、ZoomならZoomの中で完結していて、記録も残ればよいなら、付属の機能で足ります。契約しているプランに含まれる範囲なら、追加の費用はかかりません。

付属の機能で足りるかどうかを場面ごとに分け、足りなくなる理由を表にまとめました。

表の下3つ(対面・使い分け・継続)に共通するのは、機能が足りないことではなく、記録が別々の場所に残りやすいことです。

訪問とWeb会議が両方ある働き方だと、Web会議はTeamsやZoomの記録、対面は手書きメモ、という分かれ方になりがちです。同じ相手の話が2か所にあると、後から「あの話はどちらの場で出たか」を思い出すところから始まり、探す手間が倍になります。担当が変わったときの引き継ぎでも同じことが起きます。

記録を1か所に集める方法は2つあります。Web会議側の記録を手作業で集約するか、対面もWeb会議も同じ場所に記録するかです。前者は毎回の作業が残るため、続きにくくなります。

MeetMateは後者の形をとります。対面の打ち合わせをその場で記録し、Web会議も同じ画面に記録できるので、打ち合わせの相手(MTGグループ)を設定しておけば、同じ相手の記録が1つのグループに集まります。

取り込みを使わない選び方もできます。TeamsやZoomで出力した文字起こしのテキストを貼り付けて取り込めば、Web会議はこれまでどおり各ツールで記録し、記録の置き場所だけを揃えられます。

Web会議の音声を取り込むときは、参加者に伝え、了承を得たうえで始めてください。条件は次のとおりです。

どこに記録を集めるかは、比較表を眺めるより、いつもの相手・いつもの人数で1回試すほうが早く決まります。対面でどの程度拾えるか、作った議事録の下書きが直せば使えるものか。この2点で判断がつきます。

すでにTeamsやZoomの文字起こしを使っているなら、それはそのままにして、まず対面の打ち合わせだけ置き換えてみる始め方もできます。