議事録のフォーマットは会議の種類ごとに変える

汎用のフォーマットが埋まらないのは、書き手の問題ではありません。会議の種類によって、後から読み返す目的が違うからです。

定例会議の議事録を後から読むのは「前回どこまで進んだか」を確かめるときです。商談の記録を読み返すのは「相手が何を条件にしていたか」を確かめるときです。読み返す目的が違えば、残すべき項目も変わります。

項目を減らすほど続きますが、減らしすぎると後から使えません。会議の種類ごとに、何を残すかを決めておくのが現実的です。

種類を問わず、この3つが分かれて書かれていれば、後から読み返す用は足ります。逆にこの3つが混ざっていると、どれだけ丁寧に書いても読み返しに使えません。

共通の3項目に、種類ごとの項目を足します。足すのは1〜2項目までにしてください。増やすほど埋まらなくなります。

定例会議の議事録がいちばん形骸化しやすいのは、毎回同じ議題が並び、同じような記述が繰り返されるからです。3回目には誰も読まなくなります。

前回から動いていない項目は書かない、と決めると量が減ります。動いた項目だけを書き、動かなかったものは前回の記録を参照させる。この形にすると、議事録が「差分の記録」になり、読む側も変化だけを追えます。

会議をまたいで同じ話が続く場合は、議事録とは別に課題の一覧を持つほうが早くなります。

商談の記録は、自社が何を説明したかで埋まりがちです。しかし後から効くのは、相手が口にした条件のほうです。予算の上限、決裁の時期、社内で反対しそうな人、比較している他の選択肢。これらは次に会うまでに準備すべきことを決める材料になります。

自社の説明内容は資料が残っているので、議事録に書き写す必要はありません。書くとすれば、相手の反応が想定と違った箇所だけです。

項目を決めても、埋める作業が重ければ続きません。会議中にメモを取り、終わってから清書する形だと、種類ごとに項目を変えるほど手間が増えます。

打ち合わせの最中に文字起こしと要約が進むタイプのサービスを使うと、終わった時点で下書きができています。そこから種類ごとの項目に振り分けるほうが、白紙から埋めるより早く終わります。MeetMateはこの形で、決定事項・タスク・保留が分かれた状態で出てきます。

テンプレートを配る記事は多くありますが、続かない原因はテンプレートの出来ではなく、埋める作業の重さにあります。