課題管理表が更新されなくなる理由 — 会議のたびに書き足す形にする

課題管理表をExcelで作った直後は、たいてい整っています。列がそろい、抜けがなく、状態も最新です。問題が出てくるのは3回目の会議あたりからです。

更新されないExcelは、見なくなります。見なくなったExcelは、次の会議で「そういえばあの件は」と口頭で確認する材料にならず、結局その場の記憶で進めることになります。ファイルがあるのに使われていない状態は、無いのとあまり変わりません。

つまり課題管理表で決めるべきなのは、列の構成よりも先に、誰がいつ書き足すのかという運用のほうです。

更新が止まるとき、原因はだいたい次の3つのどれかです。担当者の意識の問題として扱うと直りません。

列を決める前に、1行が何を指すのかを決めます。ここがあいまいなまま運用を始めると、同じ課題が複数の行に分裂します。

1行は1つの課題にします。会議は行ではありません。会議のたびに行を足していくと、同じ話が回数分だけ並び、どれが最新か分からなくなります。

更新が止まる原因の1つ目は、置き場所を分けていることでした。これは、議事録の書き方を少し変えるだけで解消できます。

議事録の側で、その回に決まったことと、次回まで持ち越す課題を書き分けておきます。持ち越しの部分がそのまま課題管理表に足す内容になるため、転記のときに考え直す必要がなくなります。会議中に「これは持ち越し」と口に出して分けておくと、さらに迷いません。

議事録の形式そのものを見直したい場合は、次の記事に一覧のテンプレートを置いています。

状態の列を上書きするのではなく、日付をつけて下に足していきます。行は増えず、1行の中に経緯が積み上がる形です。

この形にすると、会議の前に読むものが1か所になります。前回の議事録を開き、その前の議事録も開き、と遡る作業がなくなり、該当する課題の行を上から下に読めば経緯が分かります。担当が変わったときの引き継ぎも、この行を渡せば済みます。

書く量も減ります。前回から動いていない課題には何も書かなくてよく、その回に動いたものだけ足せば足ります。

ここまでの運用は、Excelだけで実践できます(Googleスプレッドシートでも同じです)。専用のツールは要りません。実際、書く人が1人で会議も1本なら、Excelのままのほうが速いです。

続かなくなるのは、次のどれか1つにでも当てはまったときです。全部そろう必要はありません。

Excelの限界が来たときに、MeetMateには課題台帳があります。打ち合わせの記録と課題が同じ場所にあるため、更新が止まる原因の1つ目がそもそも起きません。

打ち合わせの分析結果に出てきた決定事項やタスクから、その場で課題として登録できます。登録するとき、その項目が出てきた背景をAIが下書きして最初の経過として引き継ぐため、あらためて状況を書き直す必要がありません。

登録したあとは、会議をまたいで経過が積み上がります。打ち合わせの記録から経過の追記や完了の候補をAIが提案しますが、提案は承認するまで台帳に反映されないので、勝手に書き換わることはありません。MTGグループごとの課題と、すべてのグループを横断して見る台帳の2つの入口があり、期限切れや動きの止まっている課題で絞り込めます。

先に挙げた「続かなくなる条件」のうち、期限の管理と複数人での更新はここで解消します。課題ごとに対応者と期限を設定でき、対応者は同じグループを使っているメンバーから選べます。期限が近づいた課題と、しばらく動きのない課題は、ベルとメールで知らせます。対応者になったことを相手に伝えるかどうかは自分で決められる形で、設定した時点では送らず、伝えると決めて操作したときだけ届きます。台帳はExcelで書き出せるほか、課題をGoogleカレンダーの予定として登録することもできます。