記録は取っている。それなのに「あの話はいつしたか」「あれはどちらが言ったか」を確かめようとすると出てこない。記録を作ることと、後から使えることは別の問題です。ここでは、探せなくなる原因と、その直し方を整理します。
記録は残っているのに、必要なときに出てこない
打ち合わせの記録が役に立つ場面は、記録を作った直後ではありません。数週間後や数か月後に「前回どこまで決めたか」を確かめるとき、あるいは相手と認識がずれたときです。
ところが実際にその場面が来ると、記録がどこにあるか分からない、開いてみても目的の記述が見つからない、ということが起こります。記録を取る習慣はあるのに、取ったものが働いていない状態です。
探せなくなる原因は3つに分かれる
見つからない理由は「整理していないから」の一言で片付けられがちですが、実際には性質の違う3つが混ざっています。混ざったままだと打つ手を間違えます。
| 原因 | 起きていること | どうすればよいか |
|---|---|---|
| 置き場所が分かれている | 手帳・PCのメモ・メール・チャットに散っていて、どこを見ればよいか決まっていない | 記録の置き場所を一本にする |
| 探す手がかりが日付しかない | ファイル名や件名からは中身が分からず、当たりをつけて開くしかない | 相手ごと・時系列で並ぶ形にする |
| 本文まで探せない | タイトルは検索できても、会話の中で一度だけ触れた話は引っかからない | 記録の本文そのものを検索できるようにする |
打ち合わせ直後の移動時間に振り返る
探しやすさとは別に、効き目が大きいのが記録を確認するタイミングです。打ち合わせが終わった直後、まだ記憶が残っているうちに記録に目を通すと、抜けや誤りにその場で気づけます。
この確認は、席に戻ってからやろうとすると後回しになります。現実的なのは、客先からの移動時間や次の予定までの待ち時間です。数分あれば、決まったこと・持ち帰ったことの並びを見て、足りない部分を補えます。
後から探す苦労の一部は、この直後の数分で先に潰せます。記憶が薄れてからでは、そもそも何が抜けているか分かりません。
溜まった記録を横断して探す
1件ずつの記録が整っていても、相手や案件をまたいで確かめたいことは出てきます。「この件はどの打ち合わせで出た話か」「同じ指摘を他の相手からも受けていないか」といった問いです。
こうした問いは、キーワードが分かっていれば検索で足りますが、言葉を思い出せないことも多いものです。その場合は、記録の本文に対して日本語のまま質問できる形が向いています。「先月から今月にかけて、納期の話が出た打ち合わせは」といった聞き方ができれば、キーワードを当てにいく必要がありません。
MeetMateの場合 — 相手ごとの履歴と、日本語で聞ける検索
MeetMateは、打ち合わせを相手先(グループ)ごとの履歴として積み上げる形をとっています。1回ごとのファイルではなく相手ごとの時系列になるため、「前回どこまで話したか」を確かめるときに探す範囲が最初から絞られます。
そのうえで、溜まった記録に対して日本語のまま質問できるAIチャットがあります。議事録の本文や文字起こしまで対象に含まれるので、会話の中で一度触れただけの話も手がかりになります。打ち合わせ直後の振り返りも、その場で開いて確認できます。
相手ごとに履歴が積み上がる画面と、日本語で聞ける検索は、無料トライアルでそのまま試せます。
14日間無料で試す記録が少ないうちは、効果を実感しにくい
正直に書くと、この形が効いてくるのは記録がある程度溜まってからです。数件の段階では、記憶を頼ったほうが早いこともあります。
効き始めるのは、記憶で追えなくなる量を超えてからです。相手が10社を超えたあたり、あるいは同じ相手と10回以上重ねたあたりから、探せることの価値が急に上がります。逆に言えば、記録が溜まる前に始めておかないと、その時期に手元に何も無いことになります。
始めるなら、過去の記録をまとめて移し替える必要はありません。次の打ち合わせから貯め始めれば、数か月で日常的に参照する分は揃ってきます。