リアルタイム議事録AIとは — 録音の文字起こしを待たずに議事録を作る

ボイスレコーダーや録音アプリで打ち合わせを録っている場合、議事録にするまでには、録音を取り込む、文字起こしの処理が終わるのを待つ、上がってきた文章を確認して直す、という手順を踏みます。処理そのものは自動で進みますが、手をつけられるのは処理が終わってからです。

この待ち時間の間に次の予定が入ると、確認は当日の夜か翌日に回ります。1日に何件も打ち合わせがある日は、手つかずの記録が溜まっていきます。

後ろにずれるのは作業だけではありません。時間が空くと、次の点で不利になります。

リアルタイム議事録AIは、文字起こしと要約を打ち合わせの最中に進めるものです。話している間に文字起こしが画面に流れ、要点が随時まとめ直され、決定事項とタスクも分かれて表示されます。

打ち合わせが終わった時点で、議事録の下書きができあがっています。待つ時間がないので、そのまま目を通して直せます。内容を覚えているうちに手を入れられるぶん、確認も早く終わります。

MeetMateはこのタイプです。打ち合わせを終えて画面を閉じる頃には、議事録とタスクの下書きが揃っています。対面でもWeb会議でも使えて、専用の機材は必要ありません。

打ち合わせの終わりには「締めの確認」を使えます。その時点の要約と決定事項・タスクに加えて、結論が出ていない論点、タスクになっていない発言、まだ触れていない議題がまとめて出てきます。これを見ながら振り返って締めれば、決め忘れや言い忘れに気づけます。録音してからまとめる方式では、これは打ち合わせが終わったあとにしかできません。

同じ「AIが議事録を作る」でも、結果を見られるタイミングが違うと、使い方も変わってきます。主な違いは次の4点です。

待ち時間がなくなることより、その場の進め方が変わることのほうが大きいという声もあります。話しながら要点が整理されていく状態になると、次のような点が挙がります。

リアルタイム議事録AIが合わない場面もあります。画面を見られない立ち話や移動中の打ち合わせでは、その場で要点を確認できるという利点を使えません。相手の前で端末を開きにくい場面も同じです。

騒がしい現場や広い会議室では、端末のマイクだけだと音を拾いきれないことがあります。ここは外部マイクを併用すれば解消できるので、機材を持ち歩けるなら問題になりません。持ち歩かずに済ませたい場合は、ボイスレコーダーのほうが手軽です。

どちらか一方に決める必要はありません。MeetMateでは、ボイスレコーダーで録った音声をあとから取り込んで議事録にする使い方も、オプションとして用意しています。普段の打ち合わせはリアルタイムで、音の条件が厳しい場面は録音で、と使い分けられます。

すでにボイスレコーダーをお持ちなら、待ち時間が気になる打ち合わせだけ置き換えるところから始められます。

リアルタイムで表示される要約も、終了後に生成される議事録も、AIが作った下書きです。数字・日付・固有名詞は取り違えが起きやすいので、そのまま確定情報として配らず、目を通してから使ってください。

会話の中で明示されなかったことを、AIが補って断定の形で書く場合もあります。決まったことは打ち合わせの中で口に出しておくと、この種のずれが減ります。社名や専門用語の誤変換は、よく使う用語を辞書に登録しておけば抑えられます。

この前提を置いたうえででも、白紙から書き起こすのに比べれば手間はかなり減ります。合うかどうかは、カタログ上の精度を読み比べるより、いつもの部屋・いつもの人数で1回試すほうが確実です。