打ち合わせ中に要約を見る — 終わってから作る議事録との違い

議事録の目的として最初に挙がるのは、参加していない人への共有や、あとから見返すための記録でしょう。これは打ち合わせが終わったあとに効く役割です。

一方で、打ち合わせそのものの質を左右するのは、話している最中の認識合わせです。決まったつもりでいたことが実は決まっていなかった。聞いたはずの数字を取り違えていた。そういったズレは、その場で気づければ数十秒で解消できます。あとから議事録を読み返して気づいた場合は、確認のための連絡が1往復増えます。

話しながら要点が整理されていく状態になると、進め方が変わってきます。MeetMateはこの形をとっていて、実際に使っている方から挙がるのは次のような点です。

相手から情報を引き出すことが目的の打ち合わせ、たとえば顧問先へのヒアリング、初回の相談対応、要件の聞き取りなどでは、メモを取る作業と聞く作業が競合します。書くことに気を取られると、掘り下げるべき発言を流してしまいます。

逆に、議題と結論があらかじめ決まっている定例会議のような場では、その場で要約を見る必要性は下がります。記録として残ればよい打ち合わせなら、終わってから文字起こしを整える方法でも足ります。

画面を見られない状況では、この使い方の利点は活きません。立ち話や移動中の打ち合わせ、相手の前で端末を開きにくい場面では、録音して後から整理する方法のほうが現実的です。

また、騒がしい場所での対面では、音を拾いきれず要約の精度が落ちます。環境によっては外部マイクを併用したほうが安定します。

打ち合わせ中に表示される要約も、終了後に生成される議事録も、AIが作った下書きです。数字や日付、固有名詞は取り違えが起きることがあるため、そのまま確定情報として扱わず、目を通してから使ってください。

この前提を置いたうえででも、白紙から書き起こすのに比べれば手間はかなり減ります。確認して直す作業と、ゼロから作る作業では負荷が違います。