面談記録の共有、メール添付をやめたい — 記録が最初から貯まる形にする

面談や打ち合わせの記録を組織で共有する方法として、実際によく使われているのは次のような形です。それぞれ、続けていくと同じ壁に当たります。

メール添付もチャット貼り付けも、記録を作る作業とは別に「共有する」という一手間が挟まっています。この一手間は、余裕があるときには問題になりませんが、忙しい時期に真っ先に省略されます。そして省略されたことに、送られなかった側は気づけません。

つまり手作業の共有は、記録の抜けを検知できない仕組みです。共有されていない記録は、共有されていないことすら分からないまま、担当者個人の端末に残ります。

この問題は、共有の手順を決めることでは解決しにくいものです。ルールを作っても、守られているかを確認する作業が増えるだけになりがちです。

有効なのは、記録を作る場所そのものを共有された場所にすることです。記録した時点で見るべき人が見られる状態になっていれば、「送る」という作業がなくなります。作業がなければ、忙しさで途切れることもありません。

MeetMateはこの形をそのまま実装しています。打ち合わせを記録すると、その記録は相手先(グループ)の履歴として積み上がります。グループを共有しているメンバーは、誰かが送ってくれるのを待つ必要がなく、自分から見にいけます。議事録をファイルに書き出す、メールを書く、フォルダに置く、という工程がそもそも存在しません。

記録を担当した本人がやることは、いつも通り打ち合わせを記録するだけです。共有のための追加作業がゼロなので、忙しい時期でも共有が途切れません。

記録を一か所に集めるとなると、次に問題になるのは見せる範囲です。打ち合わせの内容には、担当者以外に見せる必要のないもの、閲覧だけに留めたい相手がいるものが含まれます。全員がすべてを見られる形は、かえって集約をためらう理由になります。

MeetMateでは、集約と見せる範囲の制御を両立できます。

過去の記録をすべて移し替えようとすると、その作業量の見積もりだけで話が止まります。移行を切り替えの条件にしないことをおすすめします。

次の面談から新しい場所に記録を貯め始めれば、数か月もすると日常的に参照する記録の大半は新しい場所に揃ってきます。過去の記録は、必要になったものから移せば足ります。

打ち合わせの内容を外部のサービスに集約する場合、始める前に確認しておきたい点があります。お客様や取引先の情報を預かる立場であれば、相手に説明できる状態にしておくことが大切です。