録音した打ち合わせの文字起こしが上がるのを待ち、それから議事録を直す。この待ち時間があるせいで、記録の作業は後回しになりがちです。打ち合わせの最中に文字起こしと要約が出るサービスなら、そもそも待たずに済みます。
録音してから議事録を作るまでの待ち時間
ボイスレコーダーや録音アプリで打ち合わせを録っている場合、議事録にするまでには、録音を取り込む、文字起こしの処理が終わるのを待つ、上がってきた文章を確認して直す、という手順を踏みます。処理そのものは自動で進みますが、手をつけられるのは処理が終わってからです。
この待ち時間の間に次の予定が入ると、確認は当日の夜か翌日に回ります。1日に何件も打ち合わせがある日は、手つかずの記録が溜まっていきます。
後ろにずれるのは作業だけではありません。時間が空くと、次の点で不利になります。
- 誤変換を直しにくくなる。時間が経つと、元の発言が何だったか思い出せない
- 同じ日に関連する打ち合わせがあっても、前の内容を反映できない
- 参加していない人への共有が、翌日以降になる
- 当日中に終わらないと溜まる。翌週にはまとめて数件が残っている
リアルタイム議事録AIなら、終わった時点で下書きがある
リアルタイム議事録AIは、文字起こしと要約を打ち合わせの最中に進めるものです。話している間に文字起こしが画面に流れ、要点が随時まとめ直され、決定事項とタスクも分かれて表示されます。
打ち合わせが終わった時点で、議事録の下書きができあがっています。待つ時間がないので、そのまま目を通して直せます。内容を覚えているうちに手を入れられるぶん、確認も早く終わります。
MeetMateはこのタイプです。打ち合わせを終えて画面を閉じる頃には、議事録とタスクの下書きが揃っています。対面でもWeb会議でも使えて、専用の機材は必要ありません。
終わりぎわには「締めの確認」を使えます。その時点の要約と決定事項・タスクに加えて、結論が出ていない論点、タスクになっていない発言、まだ触れていない議題がまとめて出てきます。これを見ながら振り返って締めれば、決め忘れや言い忘れに気づけます。録音してからまとめる方式では、これは打ち合わせが終わったあとにしかできません。
この画面は、無料トライアルでそのままお試しいただけます。
14日間無料で試す録音してから処理する方式との違い
同じ「AIが議事録を作る」でも、結果を見られるタイミングが違うと、使い方も変わってきます。主な違いは次の4点です。
| 比べる点 | 録音してから処理する方式 | リアルタイム議事録AI(MeetMate) |
|---|---|---|
| 結果が見られるタイミング | 取り込んで処理が終わったあと | 話している最中から。終わった時点で下書きがある |
| その場での確認 | できない。気づくのは相手が帰ったあと | その場で聞き返せる。終わりぎわに要約を見ながら振り返って締められる |
| 音の拾いやすさ | ボイスレコーダーは集音性能が高く、広い会議室や騒がしい現場に強い | 端末のマイクでは騒がしい場所に弱いが、外部マイクを併用すれば解消できる |
| 始めるための準備 | 機材の購入が必要。人数分そろえると初期費用が積み上がる | 手持ちの端末で始められる |
ボイスレコーダーのほうが向く場面
リアルタイム議事録AIが合わない場面もあります。画面を見られない立ち話や移動中の打ち合わせでは、その場で要点を確認できるという利点を使えません。
騒がしい現場や広い会議室では、端末のマイクだけだと音を拾いきれないことがあります。ここは外部マイクを併用すれば解消できるので、機材を持ち歩けるなら問題になりません。持ち歩かずに済ませたい場合は、ボイスレコーダーのほうが手軽です。
どちらか一方に決める必要はありません。MeetMateでは、ボイスレコーダーで録った音声をあとから取り込んで議事録にする使い方も、オプションとして用意しています。普段の打ち合わせはリアルタイムで、音の条件が厳しい場面は録音で、と使い分けられます。
すでにボイスレコーダーをお持ちなら、待ち時間が気になる打ち合わせだけ置き換えるところから始められます。
いま使っているボイスレコーダーはそのままに、まず1回だけ試すこともできます。
14日間無料で試す使う前に知っておくこと
リアルタイムで表示されるものも、AIが作った下書きです。数字・日付・固有名詞は取り違えが起きやすいので、そのまま確定情報として配らず、目を通してから使ってください。
会話の中で明示されなかったことを、AIが補って断定の形で書く場合もあります。決まったことは打ち合わせの中で口に出しておくと、この種のずれが減ります。社名や専門用語の誤変換は、よく使う用語を辞書に登録しておけば抑えられます。
合うかどうかは1回で分かる
カタログ上の精度を読み比べるより、いつもの部屋・いつもの人数で1回試すほうが確実です。文字起こしがどの程度拾えるか、出てきた要約が直せば使えるものか。この2点を見れば判断がつきます。
MeetMateは機材の購入が不要で、カード登録なしで試せます。