客先での打ち合わせ記録を帰社前に送る — 訪問後の議事録作成をなくす

訪問先から戻り、メモを見ながら議事録を作って送る。この持ち帰りの作業をなくすには、打ち合わせが終わった時点で下書きができている必要があります。ここでは、その場で共有まで終わらせる進め方と、対面で気をつける点を整理します。

訪問後の議事録作成にかかっている時間

客先や訪問先での打ち合わせは、その場で決まったことを持ち帰り、あとから文章に起こす形が一般的です。手元のメモを見ながら議事録を組み立て、宛先を確かめてメールに添付して送る。打ち合わせそのものより、戻ってからの作業のほうが長く感じることもあります。

訪問が1日に2件3件と続くと、この作業は夜か翌日に回ります。日をまたぐと、メモに書き残していない細部は思い出せなくなり、確認のために相手へ問い合わせることになります。

送るのが遅れること自体も響きます。相手の社内で検討が始まるのは記録が届いてからなので、こちらの都合で数日止まることがあります。次回日程や宿題の認識がずれたまま進んでしまう場合もあります。

帰りの電車で片付ける、という進め方はよく試されます。ただしこれは、記憶とメモだけを頼りに文章を一から組み立てる作業です。座れるかどうか、通信がつながるかどうかに左右されます。

録音してあっても、文字起こしの処理が終わるまでは手をつけられません。取り込んで待ってから直す手順になるため、移動時間の中に収まらないことがあります。

結局、まとまった時間が取れる場所まで持ち越すことになります。移動中の作業を速くするより、戻ってからやることを残さない形にしたほうが確実です。

打ち合わせの最中に文字起こしと要約が進むタイプのサービスなら、終わった時点で議事録の下書きがあります。訪問先を出る前に、その下書きに目を通して直すところまで終えられます。

MeetMateはこの形です。打ち合わせを終えると、議事録・決定事項・タスク・振り返りが下書きとして揃います。持ち込むのは手持ちのノートパソコンかスマートフォンで、専用の機材は必要ありません。

打ち合わせの終わりには「締めの確認」を使えます。その時点の要約と決定事項・タスクに加えて、結論の出ていない論点や、まだ触れていない議題が出てきます。相手が目の前にいるうちに確認できるので、持ち帰ってから聞き直す用件が減ります。

この画面は無料トライアルでそのままお試しいただけます。

対面には、Web会議にはない条件があります。全員の声を1台のマイクで拾うことになるため、離れた席の発言や、店舗・工場のような音のある場所では拾いきれないことがあります。外部マイクを併用すれば改善しますが、持ち歩く手間は増えます。

話者の区別も、Web会議のように参加者アカウントで分かれるわけではありません。誰の発言かを残したい打ち合わせでは、名前を口に出しておくと下書きの精度が上がります。

出てくるのはAIが作った下書きです。社名・数字・日付は取り違えが起きやすいので、送る前にひと通り目を通してください。よく使う社名や専門用語は辞書に登録しておくと、誤変換を抑えられます。

録音することは、始める前に相手へひとこと伝えます。記録を残したいので使わせてほしい、という言い方で断られることはあまりありませんが、黙って録るのは避けてください。

直したあとは、訪問先からそのまま送れます。送り先によって適した渡し方が違うので、分けて考えると迷いません。

次の訪問1件から試して、戻ってからの作業が残るかどうかを確かめてみてください。

MeetMateから社外へ渡す場合は、相手のメールアドレスを入れると閲覧用のリンクが届きます。ファイルを書き出して添付する工程はありません。渡す内容は議事録だけ・グラレコだけ・両方から選べます。

リンクには有効期限を付けます。1日から30日の範囲で指定でき、渡したあとで取り消すこともできます。相手の環境にソフトを入れてもらう必要はなく、ブラウザで開けます。

社内向けは送る作業自体がありません。記録は相手先ごとの履歴として積み上がるので、共有しているメンバーは届くのを待たずに自分から見にいけます。

ここまでが訪問先を出るまでにできることです。戻ってから着手する作業は残りません。