打ち合わせ中に要約が見える — クライアントに画面を見せながら進める面談へ

クラフトコンサルティング株式会社の石黒貴裕さんは、岡山市を拠点に中小企業の経営支援を行っています。中小企業診断士とMBAを持ち、経営改善計画の策定と実行支援、資金繰り・キャッシュフローの改善、収益構造やコスト管理、金融機関への対応まで、お金の流れを軸に伴走するのが仕事です。

得意としているのは、財務状況が厳しく、収益力に課題を抱える事業者の支援です。どんぶり勘定から脱却し、経営者との対話を重ねながら本当の課題を絞り込んでいきます。数字を並べて終わりにせず、次の一手を経営者と一緒に決めるところまでを支援の範囲としています。

岡山県職員として約16年、地域産業や行政の現場に携わった経験があり、そこで「現場に寄り添う経営支援」を志したといいます。対応する業種は製造業、建設業、サービス業など。支援先の多くは、これまで数字と正面から向き合ってこなかった事業者です。

この仕事の中心にあるのは、経営者との対話です。本当の課題は、決算書の数字そのものよりも、経営者がどこで言葉に詰まるか、何を避けて話すかに出ます。だからこそ石黒さんは、面談中はできるだけ手を止めて、相手の話を聴くことに集中したいと考えていました。

メモを取りながらでは、聴くことがおろそかになる。そこで使っていたのがボイスレコーダーでした。録音さえしておけば、その場では聴くことに専念できて、記録は終わってから文字起こしと要約にすればよい。そういう進め方です。

ただ、この方法には気になる点が2つありました。1つは、会議やヒアリングの最中に記録が見えないこと。もう1つは、録音のし忘れです。

実際に、録音できているつもりでメモを取らずに進めた会議がありました。終わってから確認すると録音されておらず、話した内容がわからなくなってしまったことがあったといいます。聴くことに集中するための録音が、裏目に出た形です。

MeetMateでは、話している内容がその場で文字起こしされ、要点がリアルタイムにまとまっていきます。打ち合わせ中の画面を見れば、いま記録が取れていることがそのまま確認できます。録音できているかどうかを気にする必要がなくなりました。

終わってから文字起こしと要約を作る手順もなくなり、打ち合わせが終わった時点で記録ができあがっている状態になりました。手を止めて相手の話を聴くという進め方は、そのまま続けられています。

現在は、クライアントとの打ち合わせで週に数回使っています。対面の場面が中心です。

打ち合わせの最中は議事録の画面を見ながら進めます。相手の発言内容や話の流れの要約がその場に表示されるため、いま何が論点になっているのかを確認しながら会話を進められます。

打ち合わせが終わったあとは、内容をドキュメントに起こす機能と、グラレコ(グラフィックレコーディング)を使っています。

導入して一番変わったのは、クライアントに画面を見せながら会議をする場面が出てきたことです。話している内容がその場でまとまっていくため、記録を相手と一緒に見ながら進められます。

顧客からは興味を持たれることが多く、打ち合わせの話題提供にもなっているそうです。

今後は、クライアントごとに協議の記録をまとめていきたいと考えています。同じように経営者と対話を重ねる仕事、とくに経営コンサルタントには合うのではないか、というのが石黒さんの見立てです。